Q:計畫案投標文件該怎麼準備?

A

(1)本處以電子郵件或處內網站公告校外各項產學計畫徵求資訊。

(2)索取相關投標證明文件,由主持人請簽陳公文辦理(須發文者),或填寫投標文件申請表(毋須發文者),會辦產學合作處與相關單位(填列本校員工人數:人事室),索取相關證明:

  • 「聲明書」填列本校員工人數:產學合作處
  • 「免稅證明」、「信用證明」:產學合作處
  • 「法人登記證」:董事會

※參考:教師承接產學計畫投標作業流程、產學計畫投標文件申請表

 

Q:得標後如何進行簽約作業?

A主持人簽約用印,請簽陳公文會辦產學合作處,並於簽約完成後,提供契約書、經費核定清單影本至產學合作處,以利研究案系統建案。(※「教學研究中心」執行計畫由中心建案)

 

Q:申請政府單位之補助計畫如需學校提撥相對自籌款,該如何辦理?

A

(1)申請政府單位之補助計畫務必依該單位之經費補助要點編列計畫經費。

(2)如需學校提撥相對自籌款,須於計畫書提報送出前,先經校內簽報核淮

 

Q:計畫中是否編列行政管理費?

A執行本校產學計畫,應依「本校產學合作實施辦法」編列「行政管理費」,至少占計畫總經費百分之八。

 

Q:如何申請科技部計畫案?

A

(1)依科技部來文公告相關徵求計畫內容。

(2)由主持人至「科技部全球資訊網」(MOST),進行線上申請。

(3)線上個人資料須注意資料是否更新、並應查看是否存於暫存區,確認繳交送出。

(4)經校內承辦同仁在受理截止時間內彙整校內所有申請案,製作申請名冊備函送出。

 

Q:接獲科技部計畫案核定通知後,該做什麼?

A

(1)科技部以公文方式通知本校核定結果。

(2)由產學合作處製作「通知函」轉知計畫主持人,並於會簽表簽收「核定清單」 (如當學年度欲離職者請事先告知)。

(3)獲通知後,主持人請至科技部網站簽署「執行同意書」。後由本處函文科技部辦理簽約暨撥款。

(4)承辦同仁登錄研究案系統,依核定清單建案。

(5)請主持人確認建案經費資料,並依核定經費規定,輸入成員資料。(如主持人、共同主持人、協同主持人、兼任助理、臨時人力等)

 

Q:產學合作計畫案如何進行請款?

A

(1)計畫案請領各期款項需開立學校收據。

(2)主持人應確認已於「研究案系統」建案完成。

(3)請至「電子表單系統」→總務處業管→先行開立收單,勾選「*類別」(依計畫類別選取:科技部產學計畫,請選「科技部研究案」;教育部計畫,請選「教育部計畫案」;產學計畫類請選「其他計畫」),及「*款項名稱」(選「計畫」),系統會帶入主持人所執行之計畫案資訊,並夾帶附檔「契約書」電子檔,表單流程不須會產學合作處。

(4)開立收據流程完成後,向總務處出納組領取收據。

(5)請留意補助單位是否須函文請款。(※給科技部的收據,承辦人處須個人職章。)

 

【研究助理僱用】

 

Q:計畫案助理人員?

A所稱計畫助理人員係指執行補助或委辦產學合作計畫或科技部產學計畫時,進用並適用勞動基準法之專任、兼任及臨時工作人力(固定排班與非固定排班),並依「世新大學計畫助理人員服務辦法」規定辦理。 (※臨時人力(非固定排班)為支援短期單次活動、研討會,未含前置工作。)

 

Q:僱用計畫助理人員的三個步驟?

A請依「約用」-「簽約」-「保險」-「管理」-「核銷」程序進行。

(1) 「約用」—請計畫主持人(或獲授權助理)至研究案系統輸入成員資料,研究助理輸入完成後,請列印出「約用表」簽名,送至產學合作處辦理。

  • 兼任助理列印「約用兼任助理人員申請暨變更表」
  • 臨時人員列印「臨時人力約用申請表」
  • 專任目前為紙本作業,須洽人事室。

(2)「簽約」—具核決權限主管核決(於研究案系統設定核定起聘日)後,兼任助理與臨時人員(固定排班)至「研究案系統-助理人員專區」列印出「勞動契約書」一式三份,簽名後由產學合作處、計畫主持人及助理各執一份。「全民健康保險調查表」簽名後送產學合作處。約用期間以執行契約所訂之工作內容為主。

  ※臨時人員(非固定排班)無需簽訂勞動契約書。

 (3)「保險」—具核決權限主管核決(於研究案系統設定核定起聘日)後,請計畫主持人(或獲授權助理)至「兼職人員保險系統」為助理投保勞保/健保。(山洞口/兼職人員保險系統)

茲將前述助理人員「聘任」與「簽約」應檢送資料整理如下表

          檢附資料

助理類別 

約用表 健保

調查表

契約書

(1式3份)

專任助理 人事室 û 人事室

計畫主持人

助理

兼任助理 產學合作處 產學合作處

計畫主持人

助理

臨時人員(固定排班) 產學合作處

計畫主持人

助理

臨時人員(非固定排班) û

(4)「管理」—計畫助理(兼任助理、臨時人員【固定排班、非固定排班】)應依實際工作情形至研究案系統填寫工作內容、出勤情形,計畫主持人於每月月底至研究案系統進行計畫助理工作內容簡要表之「製表」。

(5)「核銷」—主持費、兼任助理費及臨時工資由產學合作處統一造冊核發,每月10日發放前月工資。專任助理薪酬由人事室統一造冊核發,每月5日發放前月工資。

 

Q:助理怎麼進入研究案系統?

A

(1)具本校學生身份:山洞口/研究案系統

(2)校外人士:https://ap.shu.edu.tw/RD/RD200/RD210_Job_Content_outer.aspx(輸入身份證號或居留證號)

 

Q:計畫案助理人員是否須簽訂約用契約?應檢送資料為何?

A

(1)助理須與本校簽訂勞動契約,並於完成約用及簽約程序,且向僱用單位辦理報到,方得起聘、計薪、加保。

(2)計畫案中兼任助理及固定排班之臨時人員應簽訂約用契約書,約用期間以執行契約所訂之工作內容為主。

(3)契約由兼任助理與臨時人員(固定排班)至「研究案系統-助理人員專區」列印出「勞動契約書」一式三份,簽名後由產學合作處、計畫主持人及助理各執一份。

(4)惟臨時人力(非固定排班)為支援短期單次活動、研討會,未含前置工作。不須簽訂勞動契約。

 

Q:若已請助理執行計畫但遺漏了相關僱用作業,是否可以回溯約用?

A依規定,不得回溯聘,請務必於聘期開始前完成約用、簽約、保險程序。

 

Q:如何約用計畫案「專任研究助理」?

A

(1)專任助理之僱用需填具「世新大學執行委託或補助研究案約用專任助理人員申請暨變更表」與「世新大學專任助理約用契約書」。(目前為紙本作業)

簽核流程:主持人→人事室→主任秘書→學術副校長→校長→人事室,後會產學合作處、出納組。

(2)本僱用作業依本校人事室規定辦理,薪資由「人事室」統一發放。

(3)依據勞工保險條例第11條規定,本校應於專任助理到、離職日為其辦理勞工保險之加、退保作業。

 

Q:專任研究助理僱用要備齊哪些資料?

A

(1)除填具「世新大學執行委託或補助研究案約用專任助理人員申請暨變更表」與「世新大學專任助理約用契約書」外。

(2)應檢附經費核定清單、學歷證明、玉山銀行存摺影本、身分證正反影本、雇用契約書、照片電子檔等)送達人事室,以便辦理各項行政程序。

 

Q:如何辦理「兼任研究助理」之僱用?

A

(1)兼任助理務必為學生身份,外籍生工作需要「工作證」,原民生、身障生工作需檢附身份證明。

(2)請計畫主持人(或獲授權助理)至研究案系統輸入成員資料,列印「約用兼任助理人員申請暨變更表」。

(3)至「研究案系統-助理人員專區」簽訂勞動契約,簽章後送至產學合作處辦理。

(4)至「人事系統-兼職人員管理」加保。

 

Q:「兼任研究助理」要備齊哪些資料?

A兼任助理雇用表送產學合作處。檢附學歷證明、身份證影本、郵局存摺影本、學生證影本等。

 

Q:如何辦理「臨時人力」之僱用?

A

(1)請計畫主持人(或獲授權助理)至研究案系統輸入成員資料,列印「臨時人力雇用申請表」。

(2)至「研究案系統-助理人員專區」簽訂勞動契約。(※臨時人力-非固定排班:為支援短期單次活動、研討會,未含前置工作,不須簽訂勞動契約。)

(3)「人事系統-兼職人員管理」加保。。

 

Q:「臨時人力」要備齊哪些資料?

A臨時人員(固定/非固定排班)雇用表送產學合作處存查。檢附「身分證」正反面影本1份、「郵局存摺」封面影本1份,送至出納組。

 

Q:是否可以僱用校內行政同仁兼任研究工作?

A

(1)非科技部計畫可雇用校內行政同仁兼任臨時工作人員,惟須簽請校長同意,且於非上班時間協助計畫執行。

(2)所支領之工作費(含提案業務費、非科技部計畫案臨時工資及獎勵辦公費)總額每月以 1萬元為上限,依本校規定時薪以150-200元為原則,且須填寫工作內容簡要表以釐清工作時間。

 

Q:是否可以僱用校外人士兼任研究工作?

A可以的。請依研究助理雇用程序僱用。

 

【研究助理出勤管理】

 

Q:計畫助理之差勤管理辦法為何?

A計畫理之工時及給假依勞動基準法、勞工請假規則、性別工作平等法及委託或補助單位之相關規定辦理。

 

Q:計畫助理之紀錄出勤狀況方式?

A

1.專任助理由計畫主持人於下列方式擇一簽請校長同意後辦理:

(1)比照本校職員線上簽到退:由人事室每5日前列印前一個月的出勤紀錄,送請計畫主持人確認、簽章後,擲回人事室。

(2)至研究案系統填寫「工作內容簡要表」(含出勤及請假紀錄):由計畫助理於每月5日前列印前一個月的「工作內容簡要表」、「出勤狀況表」,送請計畫主持人確認、簽章後,擲交人事室。

2.兼任助理、臨時人力填寫「工作內容簡要表」:

(1)按時據實填寫到、離班時間(出勤時間記至『分鐘』)及工作內容,計畫主持人於每月最後一日前完成確認,並製表。

(2)請參考下述範例:

工作日期   起迄時間       時數 工作內容

104/12/13 13:03~17:05   4    蒐集相關規章、表單等資料。

104/12/24   10:26~12:10    2    蒐集、翻譯資料。

 

Q:專任助理之請假方式為何?

A

(1)採線上簽到退者:事先徵得計畫主持人之同意,至本校請假系統辦理請假。

(2)填寫「工作內容簡要表」:事先徵得計畫主持人之同意,辦理請假,並填寫於「工作內容簡要表」中。

(3)助理人員如須於工作場所以外地點執行計畫,應事先辦理公假。

(4)無法按時到辦者,應事先完成請假程序。如遇疾病或臨時事故,應於請假當日先以口頭方式徵得計畫主持人同意。未於事前核准者,應於事後3日內補辦請假手續。

 

Q:所有人員相關資料是否需要保存?保存期限多久?

A所有人員相關資料請依勞基法規定保存五年。

 

【研究成員薪酬核付】

 

Q:每月薪酬時,主持人、兼任助理與臨臨人力要完成哪些動作?

A

(1)助理應於研究案系統之助理專區,填寫出勤暨工作內容表。

(2)主持人務必於每月月底確認助理工作內容,列印(製表)後會產生一組序號,此序號為助理人員發放薪資的依據,請務必於每月月底完成產製。

 

Q:主持費核付方式?

A

(1)請依核定經費原則,於研究案系統「成員」頁面鍵入主持人、共同主持人、協同主持人等資料。

(2)主持費每月由本處統一造冊核發,每月10日發放前月費用。

 

Q:產學計畫案助理薪資撥付方式?

A

(1)專任助理薪資(含勞健保費、年終獎金、離職儲金/勞工退休金):依計畫書編列標準支給,每月薪酬由人事室統一造冊核發,每月5日發放前月工資。

(2)「兼任助理費」及「臨時人力」每月薪酬,由產學合作處統一造冊核發, 每月10日發放前月工資。

 

【研究助理異動或離職】

 

Q:計畫案中助理人員若有異動,該如何處理?

A助理離職/停聘/續聘/調薪,請填寫約用表變更申請事宜。

 

Q:助理約期滿或欲提前終止契約時,應如何辦理?

A助理契約期滿或欲提前終止契約時,應依勞動基準法及相關規定提出書面申請,經計畫主持人及本校同意,且辦妥離職及交持手續後,始得離職。

 

Q:計畫助理欲提前終止契約之預告期規定為何?

A

(1)繼續工作3個月以上年未滿者,於10日前預告之。

(2)繼續工作1年以上3年未滿者,於20日前預告之。

(3)繼續工作3年以上者,於30日前預告之。

 

【經費流用及變更】

 

Q:計畫案經費如何流用與變更?

A

(1)預算的流用是視補助單位是否有規定項目流用比例,如無規定者,建議先洽詢委託單位辦人確認流用規定。

(2)經費流用與變更請填寫「世新大學執行產學合作計畫經費變更流用申請表」,送交產學合作處辦理。

 

Q:科技部經費需流用及變更,該如何辦理?

A

(1)流入、流出數額未超過原核定金額之50%(流用表);原計畫申請書未申請雜項費各項用途者,或變更之設備項目單價未達5萬元者(變更表):循校內行政流程辦理。

(2)流入、流出數額超過原核定金額之50%者;或變更為原未核定之補助項目經費者;或變更之設備項目單價在5萬元以上者:至科技部網站填具變更申請表並經科技部同意。

 

Q:研究案若委由助理進行相關經費核銷,該如何設定助理權限?

A

(1)助理僱用時填寫約用表,勾選「助理核銷權限」選項,完成僱用時則擁有核銷權限。

(2)非約用期欲新增「助理核銷權限」,請以e-mail敘明助理姓名通知本處,以利本處新增權限。

 

【助理保費編列】

 

Q:計畫中是否應編列雇員之相關保費?

A計畫助理人員費用 (含勞健保、勞退、職災、二代健保補充保費、資遣費)請於計畫總經費內勻支。

 

Q:計畫案助理人員是否需要進行投保作業?

A

(1)所有計畫案人員均須投保。由計畫主持人(或獲授權助理)至【兼職人員管理系統】為符合投保資格者投「勞保」、「健保」。

(2)除專任助理人員外,兼任助理、臨時人員(含固定排班、非固定排班)須列印「全民健康保險表」親簽後送產學合作處。

 

Q:兼任助理、臨時人員辦理勞保、健保及勞工退休金之應注意事項為何?

A

(1)勞保、勞退:於研究案系統辦理雇用作業後至人事系統→兼職人員管理系統填報雇用、加保作業,並於工作一日前辦理退保作業。

(2)健保:依兼任助理、臨時人員所填「世新大學兼職人員全民健康保險調查表」(必填)之調查情形辦理加退保事宜。

 

【採購業務】

 

Q:計畫案之設備、非消耗品及圖書如何進行採講?

A設備、非消耗品及圖書採購均依照本校總務處採購規定辦理。

 

Q:在那裡填請購單?

A請購單網址https://shuform.shu.edu.tw/shu/Login_acdb.aspx,帳號為員工編號/學生學號,密碼為行政資訊系統設定之密碼(登入山洞口之帳號、密碼)。申請單→總務處業管→請購單。

 

Q:哪些情況能適用「自辦單勞務採購」?

A為使本校教師執行校內、外學術與產學研究計畫更為順暢,凡100萬(不含)以下之委任勞務採購案(如影片拍攝、民意調查、策展、網頁建置、外語潤稿…等),請以電子表單-研究計畫案勞務採購流程(附設於自辦單項下)辦理,非勞務採購者請仍依本校採購相關規定辦理。

 

【預借週轉金作業】

 

Q:預借週轉金額度?

A各計畫在執行期限內,除人事費、設備費、圖書費、行政管理費不得預借,產學合作計畫扣除上述費用,得預借該案上限25%之週轉金。

 

【辦理結案作業】

 

Q:結案須要完成哪些程序?

A

(1)執行單位須於合約到期日前,完成計畫經費核銷作業。

(2)檢視雙方簽訂之合約內容,並備妥相關資料(如:結案成果報告、經費收支結算表或核銷單據等),並確認是否須函文;如須函文應會辦產學合作處及會計室,經校長核可,交秘書室用印後寄送。

(3)完成經費結報及繳交研究成果報告後,該計畫始為結案。

 

Q:產學計畫案執行屆期,如何辦理結案?

A產學合作計畫應依補助或委辦單位簽訂之合約內容,備齊結案資料,辦理結案請款作棊業。

 

Q:科技部計畫案結案作業步驟?

A

(1)主持人確認計畫案執行完成

(2)備齊結案所需表件(「支出明細表」、「結報確認表」、「變更彙報表」、「核定清單」、「匯款單影本」(如有餘款繳回時))

(3)校內審核表件內容並發函文至科技部

(4)科技部審核

(5)審核結果通知產學合作處,會簽會計室作帳並陳報鈞長完成經費結案。

 

Q:科技部計畫案結案,應備妥什麼資料?

A

(1)「支出明細表」、「結報確認表」、「變更彙報表」1式3份,經校長簽核後,製作結案公文送科技部。

(2)經費支出用途變更彙報表:於結案時彙整計畫執行期間所有變更(含向科技部申請變更),依時間順序、核准文號依序整理成表,於經費結案時一併送交科技部辦理結案。

 

Q:科技部計畫案有結餘款要繳回?

A

(1)於計畫案執行期間結束後,確認結餘款金額,由計畫案主持人或授權者填列核付單辦理。

(2)結餘款繳回科技部與結案作業同時進行,須會辦出納組,由出納組匯出款項後,於函文中說明餘款繳回資訊。

 

Q:科技部的成果報告如何繳交?

A由主持人上傳成果報告至「科技部全球資訊網」(MOST)

 

Q:未繳交科技部的成果報告,會有什麼情況發生?

A

(1)計畫主持人未依規定辦理經費結報或繳交研究成果報告者,科技部不再核給專題研究計畫。

(2)申請機構未依規定期限辦理經費結報或繳交研究成果報告,經科技部催告仍未完成結案者,得追繳該計畫50%管理費,並自下一期補款扣除。

 

Q:執行將屆期,計畫還沒執行完成,該如何申請延期?

A

(1)未能如期結報計畫,須於合約到期日前,函文辦理計畫延期作業。科技部計畫須線上送出申請,並列印紙本至產學合作處辦理繳交送出。

(2)應以書面通知產學合作處,本處受理後,於研究案系統變更該案執行截止日。

 

 

Q:計畫案之行政管理費如何核銷?

A請於計畫案執行期間結束前,至出納組領取行政管理費收據(收執聯),將收據黏貼於支出憑證黏存單並經經手人/主持人/單位主管簽章後送會計室。

 

【獎勵與補助措施】

 

Q:獎勵辦公費的發放原則?

A

(1)行管費超出總經費5%以上部分,可轉為獎勵辦公費。

(2)屬「教師」承接計畫案:學校統籌40%,計畫主持人20%,院20%,系、所20%,須檢據核銷。

(3)屬「教學研究中心」承接計畫案:學校統籌40%,計畫主持人20%,中心40%,須檢據核銷。

(4)獎勵費之使用期限與執行計畫案相關之「業務費」,請依會計室規定於學年度會計結算日前辦理經費核銷。

(5)獎勵辦公費下放時程與所執行之經費同時下放;如為跨學年計畫,核定日如為學年度末(5-7月),可向產學合作處申請獎勵費於下一學年度再行分配使用。

(6)每學年分配之獎勵費須於當學年度核銷使用,不得流用至下學年度。

 

Q:產學合作計畫有補助研提申請辦法嗎?

A有的。本校為鼓勵專任教師申請校外產學合作計畫,提升本校研究能量,凡本校之專任教師,為申請校外產學合作計畫,進行提案準備工作時,得於計畫提案前填具申請表,送交產學合作處申請提案經費(seed money)之補助,每案補助新台幣三千元為上限。